公告日期：2025-11-22

杭州海联讯科技股份有限公司

董事会议事规则

第一条 宗 旨

为进一步规范杭州海联讯科技股份有限公司（以下简称公司）董事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行法律法规和《杭州海联讯科技股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）赋予的职责，提高董事会规范运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》、深圳证券交易所业务规则和《公司章程》等有关规定，制订本规则。

第二条 董事会办公室

董事会下设董事会办公室，负责公司股东会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料管理，办理信息披露事务等事宜。

董事会秘书为董事会办公室负责人。

第三条 董事会会议

董事会会议分为定期会议和临时会议。董事会每年应当至少召开两次会议。
第四条 定期会议提案

在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会办公室应当充分征求各董事的意见，凡需提交董事会会议审议的议案，由董事会秘书负责收集、整理后报请董事长审核，以确定是否提交董事会会议审议。

相关议案提交董事会审议前，可以视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。

第五条 临时会议

有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议：

（一）代表十分之一以上表决权的股东提议时；

（二）三分之一以上的董事联名提议时；

（三）审计委员会提议时；

（四）证券监管要求和《公司章程》规定的其他情形。

第六条 临时会议的提议及程序

按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会办公室或直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：
（一）提议人的姓名或名称；

（二）提议理由或所基于的客观事由；

（三）提议会议召开的时间或者期限、地点和方式；

（四）明确和具体的提案；

（五）提议人的提议日期和联系方式等。

提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有关的材料应当一并提交。

董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董事长。董事长认为提案内容不明确、不具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补充。

董事长应当自接到提议后 10 日内，召集董事会会议并主持会议。

第七条 会议的召集和主持

董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。

第八条 会议通知

召开董事会定期会议和临时会议，定期会议于会议召开 10 日前、临时会议于会议召开 3 日前，董事会办公室将会议通知，通过专人送达、传真或邮件（包括电子邮件）等方式提交全体董事。非直接送达的，应当通过通讯方式进行确认并做好相应的记录。

紧急情况，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话或其他口头方式发出会议通知，但召集人应当在会议上做出说明。

第九条 会议通知的内容

董事会会议应严格按照董事会议事规则召集和召开，按规定事先通知所有董事，并提供充分的会议材料，包括会议议题的相关背景材料等董事对议案进行表决所需的所有信息、数据和资料。

书面会议通知应当包括以下内容：

（一）会议日期和地点；

（二）会议期限；

（三）事由及议题；

（四）发出通知的日期。

口头通知至少应当包括上述（一）项内容以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明。以非现场方式召开或表决的，还应当在会议通知中通知表决期限及表决意见提交方式。

第十条 会议通知的变更

董事会定期会议的书面通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原会议召开日之前 2 天发出书面变更
通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足 2 天的，会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后召开。

董事会临时会议的书面通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可后召开并做好相应的记录。

第十一条 会议的召开

董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。

总经理和董事会秘书未兼任董事的，应当列席董事会会议。会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。

所有列席人员都有发言权，但无表决权。董事会在作出决议前，应当充分听取列席人员的意见。

与会人员应遵守会议纪律，准时到会，按指定位置就座；发言简明扼要，针对会议议案；自觉维护会场纪律和正常秩序。

第十二条 亲自出席和委托出席

董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故……
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