公告日期：2025-10-23

山西华翔集团股份有限公司

董事会秘书工作制度

（2025 年 10 月修订）

第一章 总则

第一条 为进一步明确完善山西华翔集团股份有限公司（以下简称“公司”）制度建设，明确董事会秘书的职责、权限、规范其行为，更好地发挥其作用，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）《上海证券交易所股票上市规则》（以下简称“《股票上市规则》”）等有关法律法规、规范性文件及《山西华翔集团股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等有关法律法规及规范性文件的规定，特制订本工作细则。

第二条 公司设董事会秘书一名，作为公司与上海证券交易所（以下简称“上交所”）之间的指定联络人。董事会秘书为公司的高级管理人员，对公司董事会负责。

法律、行政法规、部门规章及《公司章程》等对高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。

公司设证券事务代表一名，证券事务代表协助配合董事会秘书开展相关工作。

公司指派董事会秘书和代行董事会秘书职责的人员、证券事务代表负责与上海证券交易所联系，以公司名义办理信息披露、股票及其衍生品种变动管理等事务。

第二章 任职

第三条 公司董事会应当在公司首次公开发行股票上市后三个月内，或原任董事会秘书离职后 3 个月内聘任董事会秘书。

第四条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：

（一）具有良好的职业道德和个人品质；

（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

（三）具备履行职责所必需的工作经验。

（四）参加上交所组织的董事会秘书任职前培训。

第五条 公司董事或其他高级管理人员可以兼任董事会秘书，但具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：

（一）《公司法》及其他法律法规规定的不得担任上市公司董事、高级管理人员的情形；
（二）最近三年受到过中国证监会的行政处罚；

（三）最近三年受到过交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（四）交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第六条 公司董事会在聘任董事会秘书的同时，聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。在此
期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。证券事务代表的任职条件参照本制度第四条、第五条执行。

第七条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后，应当及时公告并向证券交易所提交下列材料：

（一）董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合本规则规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；

（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印件；

（三）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

（四）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。上述有关通讯方式资料发生变更时，公司应当及时向上交所提交变更后的资料。

第三章 主要职责

第八条 公司董事会秘书职责如下：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）筹备组织董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，立即向证券交易所报告并披露；

（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关主体及时回复证券交易所问询；
（六）组织公司董事和高级管理人员就相关法律法规、证券交易所相关规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；

（七）督促董事和高级管理人员遵守法律法规、证券交易所相关规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事和高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向证券交易所报告；

（八）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；

（九）法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。

第四章 选聘和解聘

第九条 董事会秘书由董事长提名，由董事会聘任或解聘。

董事会秘书任期三年，自聘任之日起，至本届董事会任期届满止。

第十条 公司独立董事不得兼任。公司聘请的会计师事务所的会计师和律师事务所的律师不得兼任公司董事……
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